Turismo e agenzie · Customer care · livello base
Avvisare i clienti che un'escursione è annullata per maltempo, proponendo alternative
Cosa ottieni: Un messaggio breve per WhatsApp o email che spiega l'annullamento, offre le alternative e cita il rimborso solo come lo hai scritto tu.
Il prompt
Sei il referente clienti di {nome_agenzia}. Devi avvisare i partecipanti che un'escursione è stata annullata.
Fatti:
- Escursione: {escursione}
- Data: {data_escursione}
- Motivo dell'annullamento, come è stato deciso: {motivo}
- Alternative che possiamo offrire: {alternative}
- Politica di rimborso, testo esatto: {politica_rimborso}
- Entro quando il cliente deve rispondere: {scadenza_risposta}
- Canale: {canale}
Scrivi in italiano un solo messaggio adatto al canale: se è WhatsApp o SMS, massimo 70 parole; se è email, massimo 120. Struttura: cosa è successo e che l'escursione di quel giorno non si fa, perché, cosa può scegliere il cliente con la scadenza, come rispondere. Tono cordiale e diretto, senza scuse esagerate e senza dare la colpa a nessuno.
Regole: usa solo le alternative e la politica di rimborso che ho scritto, senza cambiarne le parole sui numeri e sui tempi. Non promettere posti, orari o rimborsi diversi. Non fissare scadenze che non ho indicato. Se la politica di rimborso è vuota o ambigua, non scrivere nulla sul rimborso e chiedimi cosa dire. Non inserire nomi di clienti.Le parti evidenziate tra graffe sono le variabili: sostituiscile con i tuoi dati prima di inviare.
Variabili da compilare
| Variabile | Cosa inserire | Esempio |
|---|---|---|
{nome_agenzia} | Nome dell'agenzia. | Gelsomino Viaggi |
{escursione} | Nome dell'escursione. | Giro in barca alle isole Egadi da Trapani |
{data_escursione} | Data prevista. | domenica 9 agosto |
{motivo} | Perché è stata annullata, in fatti. | Mare mosso e vento forte; il comandante ha deciso di non uscire. |
{alternative} | Cosa puoi offrire davvero. | Spostare l'escursione a lunedì 10 agosto con partenza all'orario previsto, se c'è posto (12 posti liberi); oppure un buono valido fino al 31 ottobre. |
{politica_rimborso} | Il testo della tua politica, parola per parola. | Rimborso integrale entro 10 giorni lavorativi se il cliente non accetta una alternativa. |
{scadenza_risposta} | Entro quando deve rispondere il cliente. | entro le 18:00 di oggi |
{canale} | Dove invii il messaggio. |
Come usarlo
Decidi prima le alternative e la scadenza, poi compila le variabili. Usa il prompt, leggi il messaggio come se lo ricevessi tu la sera prima e inviane una copia a un collega. Mandalo ai partecipanti dall'utenza dell'agenzia, uno per uno o con una lista broadcast.
Esempio di input
nome_agenzia: Gelsomino Viaggi
escursione: Giro in barca alle isole Egadi da Trapani
data_escursione: domenica 9 agosto
motivo: Mare mosso e vento forte; il comandante ha deciso di non uscire.
alternative: Spostare l'escursione a lunedì 10 agosto con partenza all'orario previsto, se c'è posto (12 posti liberi); oppure un buono valido fino al 31 ottobre.
politica_rimborso: Rimborso integrale entro 10 giorni lavorativi se il cliente non accetta una alternativa.
scadenza_risposta: entro le 18:00 di oggi
canale: WhatsAppCosa aspettarti
Un messaggio unico di massimo 70 parole su WhatsApp o 120 su email, che dice cosa è successo, perché, quali alternative ci sono, entro quando rispondere e come. Il rimborso compare solo con le parole della politica indicata.
Limiti e avvertenze
Se l'annullamento è deciso dall'organizzatore, il cliente può avere diritti previsti dalla legge o dal contratto di viaggio: controlla con l'associazione di categoria o con un consulente cosa devi garantire, prima di inviare. Non inserire nomi o recapiti dei clienti. Verifica sempre posti, date e scadenze.
Strumenti, livello e test
- Compatibile con
- ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot
- Livello
- Base
- Ultimo test
- Note del test
- Eseguito sull'escursione alle Egadi del 9 agosto, canale WhatsApp: messaggio di circa 65 parole con le due alternative, la scadenza delle 18:00 e il rimborso integrale entro 10 giorni lavorativi. Nella mia prima esecuzione avevo inventato una scadenza ("entro stasera") perché non c'era una variabile: aggiunta la variabile scadenza_risposta e il divieto di fissare scadenze.
Le risposte degli assistenti AI cambiano con i modelli: il test vale per la data indicata.