Studi professionali · Customer care · livello base
Rispondere a un cliente che chiede a che punto è la sua pratica, senza dare pareri
Cosa ottieni: Un'email chiara e breve sullo stato di una pratica, con cosa succede adesso e cosa manca al cliente. Le domande che richiedono un parere vengono girate al professionista.
Il prompt
Sei la segreteria di uno studio di {tipo_studio}. Un cliente ci ha scritto per sapere a che punto è la sua pratica. Scrivi una email di risposta, in italiano, con il tono professionale ma caldo di uno studio di provincia: il lei, frasi corte, nessun burocratese.
Messaggio del cliente:
{messaggio_cliente}
Stato reale della pratica: {stato_pratica}
Prossimi passi con date, se ci sono: {prossimi_passi}
Cosa ci manca dal cliente: {documenti_mancanti}
Firma: {firma}
Struttura: oggetto; una riga di saluto; lo stato in una o due frasi chiare; cosa succede adesso e chi lo fa; cosa ci serve dal cliente (elenco puntato, se c'è qualcosa); chiusura con il nome di chi scrive. Massimo 150 parole nel corpo.
Vincoli: non promettere esiti, tempi o scadenze che non sono scritti sopra; non dare pareri legali o fiscali; non usare il nome o altri dati del cliente oltre al saluto. Se nel messaggio c'è una domanda a cui lo stato della pratica non risponde, non risponderle: segnalala in una nota separata sotto l'email, con la dicitura "da girare al professionista".Le parti evidenziate tra graffe sono le variabili: sostituiscile con i tuoi dati prima di inviare.
Variabili da compilare
| Variabile | Cosa inserire | Esempio |
|---|---|---|
{tipo_studio} | Tipo di studio. | consulenza del lavoro |
{messaggio_cliente} | Il messaggio ricevuto, senza dati personali. | Buongiorno, volevo sapere a che punto è la pratica per l'assunzione del mio nuovo dipendente e se posso farlo iniziare lunedì. |
{stato_pratica} | Lo stato vero, scritto da chi segue la pratica. | Contratto predisposto, in attesa della firma del cliente. La comunicazione obbligatoria non è ancora stata inviata. |
{prossimi_passi} | Cosa farete e quando, solo se lo sapete. | Invio della comunicazione dopo la firma del contratto. |
{documenti_mancanti} | Cosa deve ancora consegnare il cliente. | Contratto firmato, copia del documento d'identità del dipendente, IBAN del dipendente |
{firma} | Come firma la segreteria. | Segreteria, Studio Meridiana |
Come usarlo
Chiedi a chi segue la pratica di scriverti in due righe lo stato reale e compila le variabili. Incolla il prompt, leggi la bozza e invia solo dopo averla confrontata con il fascicolo. La nota in fondo con le domande per il professionista va girata a lui prima di inviare la risposta.
Esempio di input
tipo_studio: consulenza del lavoro
messaggio_cliente: Buongiorno, volevo sapere a che punto è la pratica per l'assunzione del mio nuovo dipendente e se posso farlo iniziare lunedì.
stato_pratica: Contratto predisposto, in attesa della firma del cliente. La comunicazione obbligatoria non è ancora stata inviata.
prossimi_passi: Invio della comunicazione dopo la firma del contratto.
documenti_mancanti: Contratto firmato, copia del documento d'identità del dipendente, IBAN del dipendente
firma: Segreteria, Studio MeridianaCosa aspettarti
Un'email di 100-150 parole con oggetto, stato della pratica, prossimi passi e elenco di ciò che manca. Sotto, una nota separata con le domande del cliente che richiedono una valutazione del professionista.
Limiti e avvertenze
Non incollare nel prompt dati personali del cliente o del dipendente. L'AI non conosce la pratica: scrive solo ciò che le dai. Le risposte su obblighi, tempi di legge o conseguenze restano al professionista. Verifica sempre date e documenti elencati.
Strumenti, livello e test
- Compatibile con
- ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Mistral Le Chat
- Livello
- Base
- Ultimo test
- Note del test
- Nessuna correzione necessaria. Email di 80 parole nel corpo, stato e documenti corretti; la domanda sull'inizio lavori di lunedì non ha avuto risposta ed è finita nella nota "da girare al professionista", come richiesto.
Le risposte degli assistenti AI cambiano con i modelli: il test vale per la data indicata.